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Vanessa Teixeira

organização•organização digital•produtividade

7 Dicas para Gerir Melhor o Email

February 19, 2021

Há uns meses atrás, saiu um novo livro de organização da Marie Kondo em co-autoria com Scott Sonenshein, desta vez focado no espaço de trabalho. Entre muitas outras dicas que os autores partilham neste livro, estão algumas sobre a organização e gestão de e-mails. Inspirada neste livro, hoje venho partilhar contigo 7 dicas para poderes gerir melhor o email daqui em diante.

7 DICAS PARA GERIR MELHOR O EMAIL

1. Define as tuas “office hours”

Esta é a dica mais valiosa para quem não quer sentir-se assoberbada com a gestão do seu email. Por vezes, quando temos como hábito e objetivo a gestão eficiente da nossa caixa de entrada, é difícil resistir à tentação de verificar o nosso email a toda a hora, ou de abrir todas as notificações de emails que surgem. No entanto, este não é um método saudável, porque não tens um horário de trabalho estabelecido. Na verdade, tenho notado que este problema se agravou desde que comecei a trabalhar a partir de casa no confinamento, porque tenho o email conectad0 em todos os meus dispositivos. Por vezes, dou por mim a ver emails de trabalho às 23h, e isso é só errado.

Por isso, decidi que terei um horário de trabalho estabelecido, e que todos os emails que não sejam de lazer e sejam recebidos após as 18h não serão abertos até ao dia útil seguinte. Neste momento, tenho uns 5 ou 6 emails de alunos à espera na caixa de entrada, mas só os vou abrir na segunda-feira durante o meu horário de trabalho 🤷🏻‍♀️

 

2. Limpa diariamente a tua caixa de entrada

Este é o cenário ideal – todos os dias, a tua caixa de entrada fica a zeros, com os emails do dia devidamente tratados e organizados. Claro que nem sempre é possível, mas tenta ao máximo tratar dos teus emails diariamente, para não se acumularem. Usa as próximas duas dicas para tornares este processo mais fácil!

 

3. Usa a caixa de entrada como ponto de passagem

A tua caixa de entrada deve estar sempre vazia, pois não passa exatamente disso — uma caixa de entrada. Tal como no método GTD, os itens que entram nessa caixa estão lá temporariamente, apenas à espera de serem processados no teu sistema. Quando vês um email na tua caixa de entrada, deves tomar uma ação: normalmente, ou apagas, ou arquivas.

 

4. Cria pastas para organizar emails

Eu uso várias pastas para organizar emails, tal como os autores aconselham a fazer. Segundo o livro, nunca devemos ter mais de 10 pastas, mas eu considero que deves ter o número de pastas que te deixar confortável. As pastas que uso são:

      • Pessoal e Família
      • Cursos Online (uma pasta para cada curso)
      • Recibos e Faturas
      • Recibos de Vencimento

Se estás a estranhar não ter nenhuma pasta para o trabalho, a explicação é simples: no meu trabalho, a maioria dos emails só tem importância na altura em que são trocados, ou então no prazo máximo de uma semana, pelo que acabo por arquivar tudo o que tem a ver com o trabalho. Se precisar de encontrar algum email, uso a ferramenta de pesquisa et voilà!

 

7 dicas para gerir melhor o email

 

5. O arquivo é o teu melhor amigo

Talvez não conheças esta funcionalidade, mas existe um arquivo no teu e-mail que podes usar para tirar emails das diversas pastas que possas ter, e livrares-te deles sem os eliminares. É possivelmente uma das melhores invenções dos últimos tempos, e eu uso muito mesmo.

Pro tip: se estás a ler este artigo porque tens centenas de emails por ler e queres começar do zero na tua inbox, aconselho-te a guardar apenas os emails importantes numa pasta, e a mover tudo o resto para o arquivo. Assim, livras-te desses emails, mas como não estão eliminados, podes encontrá-los a qualquer momento através de uma pesquisa.

 

6. Faz limpezas regulares

Este é um hábito muito útil que eu tenho vindo a adquirir. Há uns tempos, apercebi-me da quantidade de emails que se acumulam na minha caixa de entrada que não têm interesse ou utilidade para mim. Nesses emails incluem-se os que as redes sociais enviam de forma automática (sempre que comentam uma publicação no Facebook, por exemplo), newsletters que eu subscrevi em tempos mas que já não me dizem nada, e também emails relativos a serviços que eu já não utilizo (emails com as novidades da Netflix, por exemplo). O que eu tenho feito ultimamente é, sempre que abro um email e vejo que o conteúdo não me interessa, arranjo forma de deixar de receber emails daquele remetente. Se for uma newsletter, cancelo a subscrição, se for uma rede social altero as notificações por email nas definições, etc. Assim, reduzo o número de emails que recebo, o que facilita logo a gestão da caixa de entrada.

 

7. Reduz o número de emails que envias

Por último, não é apenas importante reduzir o número de emails que recebes, mas também os que envias. Segundo os autores, devemos mandar o menor número de emails possível, e para o menor número de destinatários possível. Desta forma, ajudas na gestão da caixa de entrada das outras pessoas (não podemos ser egoístas!), e não envias informação irrelevante para ninguém – envias apenas para quem aquela informação é pertinente. Além da parte altruísta desta prática, ao enviares menos emails receberás também menos respostas 😉

 

E chegámos ao fim desta lista de 7 dicas para gerir melhor o email — gostavas que trouxesse mais dicas deste género? Diz-me nos comentários os temas que gostavas que abordasse!

 

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𝗖𝗢𝗠𝗢 𝗔𝗗𝗜𝗖𝗜𝗢𝗡𝗔𝗥 𝗟𝗘𝗠𝗕𝗥𝗘𝗧𝗘𝗦 💡
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1️⃣ Define uma data ao escrever @ e o dia (ex: @may 17)
‼️Dica: podes também escrever a hora neste passo, poupando algum tempo! 🤭
⠀
2️⃣ Define uma hora ao ativar a opção ‘Include time’. Escreve a hora desejada ⌚️
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3️⃣ No menu ‘Remind’, escolhe quando queres receber o lembrete ⚠️
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ℹ️ Nota: quando a data e hora já passaram, ficam a vermelho! 😉
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𝗖𝗼𝘀𝘁𝘂𝗺𝗮𝘀 𝘂𝘁𝗶𝗹𝗶𝘇𝗮𝗿 𝗹𝗲𝗺𝗯𝗿𝗲𝘁𝗲𝘀 𝗽𝗮𝗿𝗮 𝘁𝗲 𝗮𝗷𝘂𝗱𝗮𝗿 𝗻𝗮 𝗼𝗿𝗴𝗮𝗻𝗶𝘇𝗮𝗰ã𝗼? Eu uso MUITO!!
⠀
#notion #notiontemplate #notiontips #planejamento #organizacao #organizacaodigital #planejamento2023
𝗞𝗡𝗢𝗪 𝗬𝗢𝗨𝗥 𝗟𝗜𝗠𝗜 𝗞𝗡𝗢𝗪 𝗬𝗢𝗨𝗥 𝗟𝗜𝗠𝗜𝗧𝗦 ✋🏻
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Não resisti e juntei-me à trend 😆 𝗤𝘂𝗮𝗹 𝗼 𝗹𝗶𝘃𝗿𝗼 𝗾𝘂𝗲 𝗻𝗲𝗺 𝗮 𝘁𝘂𝗮 𝗰𝗮𝗿𝗮 𝗺𝗲𝘁𝗮𝗱𝗲 𝘀𝘂𝗽𝗲𝗿𝗮?
⠀
{#bookclub #bookishhumor #bookishmemes #bookreels #popularbooks #bookphotographer #booknerd #yabooks #bookreviewer #tbrpile #bookstagramportugal #bookblogger #booknerd #bookshelves #bookreviews #bookrecs #romancebooks #bookmemes #romancebooks #bibliophile #bookaddict #booksofinsta #bookaesthetic #bookrecs #bookishreels #bookhumor #youngadultbooks #bookchallenge #thekobolife}
𝗢 𝗣𝗥𝗢𝗕𝗟𝗘𝗠𝗔 𝗗𝗢𝗦 𝗢 𝗣𝗥𝗢𝗕𝗟𝗘𝗠𝗔 𝗗𝗢𝗦 𝗘𝗕𝗢𝗢𝗞𝗦 🤳🏼📚
⠀
…é que não os podemos guardar na nossa estante quando os terminamos 😢 No entanto, acho que os ebooks são incríveis por uma panóplia de razões. São mais portáteis; quase não ocupam espaço; podemos ter milhares de livros num só dispositivo; podemos fazer anotações e apagá-las se nos arrependermos, etc. Provavelmente, nunca vou deixar de comprar livros físicos, mas desde que comprei o meu Kobo tenho comprado muito menos!
⠀
𝗘 𝘁𝘂, 𝗽𝗿𝗲𝗳𝗲𝗿𝗲𝘀 𝗹𝗶𝘃𝗿𝗼𝘀 𝗳í𝘀𝗶𝗰𝗼𝘀 𝗼𝘂 𝗱𝗶𝗴𝗶𝘁𝗮𝗶𝘀? 𝗖𝗢𝗠𝗘𝗡𝗧𝗔 𝗾𝘂𝗮𝗹 𝗼 𝘁𝗲𝘂 𝗳𝗼𝗿𝗺𝗮𝘁𝗼 𝗽𝗿𝗲𝗳𝗲𝗿𝗶𝗱𝗼! 📚🤭

{#bookclub #booklove #wrapup #bookreels #popularbooks #bookphotographer #booknerd #yabooks #bookreviewer #tbrpile #bookstagramportugal #bookblogger #booknerd #bookshelves #bookreviews #bookrecs #romancebooks #readingwrapup #romancebooks #bibliophile #bookaddict #booksofinsta #bookaesthetic #bookrecs #bookishreels #bookhumor #youngadultbooks #bookchallenge #thekobolife}
𝗠𝗘𝗧 𝗚𝗔𝗟𝗔 𝗕𝗢𝗢𝗞𝗜 𝗠𝗘𝗧 𝗚𝗔𝗟𝗔 𝗕𝗢𝗢𝗞𝗜𝗦𝗛 𝗠𝗘𝗠𝗘𝗦 💃🏻
⠀
I couldn’t resist using this picture for our favorite thing on bookstagram — book memes 😍 
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𝗪𝗵𝗮𝘁’𝘀 𝘆𝗼𝘂𝗿 𝗳𝗮𝘃𝗼𝗿𝗶𝘁𝗲 𝗯𝗼𝗼𝗸𝗶𝘀𝗵 𝘁𝗿𝗼𝗽𝗲? I have lots of favorites, but I will say that small town romances give me all the cozy vibes 💕
⠀
{#bookclub #booklove #wrapup #bookreels #popularbooks #bookphotographer #booknerd #yabooks #bookreviewer #tbrpile #bookstagramportugal #bookblogger #booknerd #bookshelves #bookreviews #bookrecs #romancebooks #readingwrapup #romancebooks #bibliophile #bookaddict #booksofinsta #bookaesthetic #bookrecs #bookishreels #bookhumor #youngadultbooks #bookishmemes #bookchallenge #thekobolife}
𝗖𝗢𝗠𝗢 𝗔𝗟𝗧𝗘𝗥𝗔𝗥 𝗢 𝗖𝗢𝗠𝗢 𝗔𝗟𝗧𝗘𝗥𝗔𝗥 𝗢 𝗜𝗗𝗜𝗢𝗠𝗔 𝗗𝗢 𝗡𝗢𝗧𝗜𝗢𝗡 🌍
⠀
Sabias que a equipa do Notion já disponibilizou outros idiomas, incluindo Português? Vê como podes alterar o idioma na app.
⠀
1️⃣  Vai às definições
2️⃣  Seleciona ‘Language & region’
3️⃣  Clica em ‘English’ para veres as opções de idioma
4️⃣  Seleciona o idioma desejado
5️⃣  Confirma a alteração — et voilà!
⠀
𝙌𝙪𝙖𝙡 𝙖 𝙩𝙪𝙖 𝙛𝙪𝙣𝙘𝙞𝙤𝙣𝙖𝙡𝙞𝙙𝙖𝙙𝙚 𝙛𝙖𝙫𝙤𝙧𝙞𝙩𝙖 𝙙𝙖 𝙖𝙥𝙥 𝙉𝙤𝙩𝙞𝙤𝙣?
⠀
#notion #notiontemplate #notiontips #planejamento #organizacao #organizacaodigital #planejamento2023
💸 TEMPLATE GRATUITO • MÉTODO KAKEBO 💸 ⠀ 💸 TEMPLATE GRATUITO • MÉTODO KAKEBO 💸
⠀
A gestão financeira é um dos rituais mais importantes que podemos ter. É importante termos noção de onde mais gastamos e onde podemos poupar, e ter uma visão geral dos nossos rendimentos e despesas. Para tal, existem milhentos métodos, mas nem todos funcionam. Há uns anos, encontrei o método Kakebo, desenvolvido por Hani Motoko, considerada a primeira mulher jornalista 💪🏼
⠀
Este método baseia-se no registo diário de despesas, independentemente do valor, e na revisão semanal/mensal das despesas e rendimentos. Para te facilitar a vida, criei um template no Notion que podes duplicar e usar todos os meses para nunca perderes o fio à meada em relação às tuas finanças 🤑
⠀
𝗖𝗼𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮 ‘𝗸𝗮𝗸𝗲𝗯𝗼’ 𝗽𝗮𝗿𝗮 𝗿𝗲𝗰𝗲𝗯𝗲𝗿𝗲𝘀 𝗼 𝘁𝗲𝗺𝗽𝗹𝗮𝘁𝗲 𝗴𝗿𝗮𝘁𝘂𝗶𝘁𝗼! ☺️
⠀
{#notiontemplate #planeamento #notiontutorial #digitalorganization #notionapp #notiontemplates #organizacaodigital #planejamento #gestaodotempo #cursodonotion #comousaronotion #notionso #tarefasdiarias #gerirprojetos #gestaofinanceira #planejamento2023 #organização #gerirotempo #gerirtarefas #financaspessoais #notioncourse #motivacaodiaria #comoserorganizada #organizaçãodigital #cursonotion #motivacaodiaria #templatesnotion #cursodigital #dicasdeorganização #notiontutorial}
📅 𝗖𝗥𝗜𝗔 𝗢 𝗧𝗘𝗨 𝗖𝗔𝗟𝗘𝗡𝗗Á𝗥𝗜𝗢 𝗣𝗘𝗥𝗦𝗢𝗡𝗔𝗟𝗜𝗭𝗔𝗗𝗢 👩🏻‍💻
⠀
Hoje mostro-te como podes criar um calendário no Notion de forma muito simples e rápida, para começares a organizar o teu mês. Ainda vais a tempo de organizar Maio!! 😉
⠀
💡 Como criar um calendário, passo-a-passo:
⠀
1️⃣ Insere um novo bloco e pesquisa 'cale...' até aparecer a opção de criar um calendário. Seleciona essa opção.
⠀
2️⃣ Escolhe se queres que o calendário vá buscar informação que já tens numa base de dados, ou se queres começar com uma em branco. Eu escolhi começar do zero.
⠀
3️⃣ Dá um nome ao teu calendário.
⠀
4️⃣ Agora, podes começar a criar entradas no teu calendário. Aqui, simulei que tinha uma consulta para te mostrar como podes adicionar novos eventos. Podes também incluir a hora, categorias, etc.
⠀
𝗩𝗮𝗶𝘀 𝗲𝘅𝗽𝗲𝗿𝗶𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗿 𝗰𝗿𝗶𝗮𝗿 𝗼 𝘁𝗲𝘂 𝗽𝗿ó𝗽𝗿𝗶𝗼 𝗰𝗮𝗹𝗲𝗻𝗱á𝗿𝗶𝗼 𝗲 𝗽𝗲𝗿𝘀𝗼𝗻𝗮𝗹𝗶𝘇á-𝗹𝗼 𝗮𝗼 𝘁𝗲𝘂 𝗴𝗼𝘀𝘁𝗼? 𝗠𝗼𝘀𝘁𝗿𝗮-𝗺𝗲 𝗾𝘂𝗮𝗻𝗱𝗼 𝗲𝘀𝘁𝗶𝘃𝗲𝗿 𝘁𝗲𝗿𝗺𝗶𝗻𝗮𝗱𝗼 🤪
⠀
{#notionhqcourse #planeamento #notiontutorial #digitalorganization #notionapp #notiontemplates #organizacaodigital #planejamento #calendario #gestaodotempo #cursodonotion #comousaronotion #notionso #tarefasdiarias #gerirprojetos #metaseobjetivos #planejamento2023 #organização #gerirotempo #gerirtarefas #notionhq #notioncourse #motivacaodiaria #comoserorganizada #organizaçãodigital #cursonotion #motivacaodiaria #templatesnotion #cursodigital #notiontips #dicasdeorganização #notiontutorial}

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