Há uns meses atrás, saiu um novo livro de organização da Marie Kondo em co-autoria com Scott Sonenshein, desta vez focado no espaço de trabalho. Entre muitas outras dicas que os autores partilham neste livro, estão algumas sobre a organização e gestão de e-mails. Inspirada neste livro, hoje venho partilhar contigo 7 dicas para poderes gerir melhor o email daqui em diante.

7 DICAS PARA GERIR MELHOR O EMAIL

1. Define as tuas “office hours”

Esta é a dica mais valiosa para quem não quer sentir-se assoberbada com a gestão do seu email. Por vezes, quando temos como hábito e objetivo a gestão eficiente da nossa caixa de entrada, é difícil resistir à tentação de verificar o nosso email a toda a hora, ou de abrir todas as notificações de emails que surgem. No entanto, este não é um método saudável, porque não tens um horário de trabalho estabelecido. Na verdade, tenho notado que este problema se agravou desde que comecei a trabalhar a partir de casa no confinamento, porque tenho o email conectad0 em todos os meus dispositivos. Por vezes, dou por mim a ver emails de trabalho às 23h, e isso é só errado.

Por isso, decidi que terei um horário de trabalho estabelecido, e que todos os emails que não sejam de lazer e sejam recebidos após as 18h não serão abertos até ao dia útil seguinte. Neste momento, tenho uns 5 ou 6 emails de alunos à espera na caixa de entrada, mas só os vou abrir na segunda-feira durante o meu horário de trabalho 🤷🏻‍♀️

2. Limpa diariamente a tua caixa de entrada

Este é o cenário ideal – todos os dias, a tua caixa de entrada fica a zeros, com os emails do dia devidamente tratados e organizados. Claro que nem sempre é possível, mas tenta ao máximo tratar dos teus emails diariamente, para não se acumularem. Usa as próximas duas dicas para tornares este processo mais fácil!

3. Usa a caixa de entrada como ponto de passagem

A tua caixa de entrada deve estar sempre vazia, pois não passa exatamente disso — uma caixa de entrada. Tal como no método GTD, os itens que entram nessa caixa estão lá temporariamente, apenas à espera de serem processados no teu sistema. Quando vês um email na tua caixa de entrada, deves tomar uma ação: normalmente, ou apagas, ou arquivas.

4. Cria pastas para organizar emails

Eu uso várias pastas para organizar emails, tal como os autores aconselham a fazer. Segundo o livro, nunca devemos ter mais de 10 pastas, mas eu considero que deves ter o número de pastas que te deixar confortável. As pastas que uso são:

• • • Pessoal e Família
    • Cursos Online (uma pasta para cada curso)
    • Recibos e Faturas
    • Recibos de Vencimento

Se estás a estranhar não ter nenhuma pasta para o trabalho, a explicação é simples: no meu trabalho, a maioria dos emails só tem importância na altura em que são trocados, ou então no prazo máximo de uma semana, pelo que acabo por arquivar tudo o que tem a ver com o trabalho. Se precisar de encontrar algum email, uso a ferramenta de pesquisa et voilà!

5. O arquivo é o teu melhor amigo

Talvez não conheças esta funcionalidade, mas existe um arquivo no teu e-mail que podes usar para tirar emails das diversas pastas que possas ter, e livrares-te deles sem os eliminares. É possivelmente uma das melhores invenções dos últimos tempos, e eu uso muito mesmo.

Pro tip: se estás a ler este artigo porque tens centenas de emails por ler e queres começar do zero na tua inbox, aconselho-te a guardar apenas os emails importantes numa pasta, e a mover tudo o resto para o arquivo. Assim, livras-te desses emails, mas como não estão eliminados, podes encontrá-los a qualquer momento através de uma pesquisa.

6. Faz limpezas regulares

Este é um hábito muito útil que eu tenho vindo a adquirir. Há uns tempos, apercebi-me da quantidade de emails que se acumulam na minha caixa de entrada que não têm interesse ou utilidade para mim. Nesses emails incluem-se os que as redes sociais enviam de forma automática (sempre que comentam uma publicação no Facebook, por exemplo), newsletters que eu subscrevi em tempos mas que já não me dizem nada, e também emails relativos a serviços que eu já não utilizo (emails com as novidades da Netflix, por exemplo). O que eu tenho feito ultimamente é, sempre que abro um email e vejo que o conteúdo não me interessa, arranjo forma de deixar de receber emails daquele remetente. Se for uma newsletter, cancelo a subscrição, se for uma rede social altero as notificações por email nas definições, etc. Assim, reduzo o número de emails que recebo, o que facilita logo a gestão da caixa de entrada.

7. Reduz o número de emails que envias

Por último, não é apenas importante reduzir o número de emails que recebes, mas também os que envias. Segundo os autores, devemos mandar o menor número de emails possível, e para o menor número de destinatários possível. Desta forma, ajudas na gestão da caixa de entrada das outras pessoas (não podemos ser egoístas!), e não envias informação irrelevante para ninguém – envias apenas para quem aquela informação é pertinente. Além da parte altruísta desta prática, ao enviares menos emails receberás também menos respostas 😉

E chegámos ao fim desta lista de 7 dicas para gerir melhor o email — gostavas que trouxesse mais dicas deste género? Diz-me nos comentários os temas que gostavas que abordasse!

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