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Vanessa Teixeira

organização•organização digital•produtividade

7 Dicas para Gerir Melhor o Email

February 19, 2021

Há uns meses atrás, saiu um novo livro de organização da Marie Kondo em co-autoria com Scott Sonenshein, desta vez focado no espaço de trabalho. Entre muitas outras dicas que os autores partilham neste livro, estão algumas sobre a organização e gestão de e-mails. Inspirada neste livro, hoje venho partilhar contigo 7 dicas para poderes gerir melhor o email daqui em diante.

7 DICAS PARA GERIR MELHOR O EMAIL

1. Define as tuas “office hours”

Esta é a dica mais valiosa para quem não quer sentir-se assoberbada com a gestão do seu email. Por vezes, quando temos como hábito e objetivo a gestão eficiente da nossa caixa de entrada, é difícil resistir à tentação de verificar o nosso email a toda a hora, ou de abrir todas as notificações de emails que surgem. No entanto, este não é um método saudável, porque não tens um horário de trabalho estabelecido. Na verdade, tenho notado que este problema se agravou desde que comecei a trabalhar a partir de casa no confinamento, porque tenho o email conectad0 em todos os meus dispositivos. Por vezes, dou por mim a ver emails de trabalho às 23h, e isso é só errado.

Por isso, decidi que terei um horário de trabalho estabelecido, e que todos os emails que não sejam de lazer e sejam recebidos após as 18h não serão abertos até ao dia útil seguinte. Neste momento, tenho uns 5 ou 6 emails de alunos à espera na caixa de entrada, mas só os vou abrir na segunda-feira durante o meu horário de trabalho 🤷🏻‍♀️

 

2. Limpa diariamente a tua caixa de entrada

Este é o cenário ideal – todos os dias, a tua caixa de entrada fica a zeros, com os emails do dia devidamente tratados e organizados. Claro que nem sempre é possível, mas tenta ao máximo tratar dos teus emails diariamente, para não se acumularem. Usa as próximas duas dicas para tornares este processo mais fácil!

 

3. Usa a caixa de entrada como ponto de passagem

A tua caixa de entrada deve estar sempre vazia, pois não passa exatamente disso — uma caixa de entrada. Tal como no método GTD, os itens que entram nessa caixa estão lá temporariamente, apenas à espera de serem processados no teu sistema. Quando vês um email na tua caixa de entrada, deves tomar uma ação: normalmente, ou apagas, ou arquivas.

 

4. Cria pastas para organizar emails

Eu uso várias pastas para organizar emails, tal como os autores aconselham a fazer. Segundo o livro, nunca devemos ter mais de 10 pastas, mas eu considero que deves ter o número de pastas que te deixar confortável. As pastas que uso são:

      • Pessoal e Família
      • Cursos Online (uma pasta para cada curso)
      • Recibos e Faturas
      • Recibos de Vencimento

Se estás a estranhar não ter nenhuma pasta para o trabalho, a explicação é simples: no meu trabalho, a maioria dos emails só tem importância na altura em que são trocados, ou então no prazo máximo de uma semana, pelo que acabo por arquivar tudo o que tem a ver com o trabalho. Se precisar de encontrar algum email, uso a ferramenta de pesquisa et voilà!

 

7 dicas para gerir melhor o email

 

5. O arquivo é o teu melhor amigo

Talvez não conheças esta funcionalidade, mas existe um arquivo no teu e-mail que podes usar para tirar emails das diversas pastas que possas ter, e livrares-te deles sem os eliminares. É possivelmente uma das melhores invenções dos últimos tempos, e eu uso muito mesmo.

Pro tip: se estás a ler este artigo porque tens centenas de emails por ler e queres começar do zero na tua inbox, aconselho-te a guardar apenas os emails importantes numa pasta, e a mover tudo o resto para o arquivo. Assim, livras-te desses emails, mas como não estão eliminados, podes encontrá-los a qualquer momento através de uma pesquisa.

 

6. Faz limpezas regulares

Este é um hábito muito útil que eu tenho vindo a adquirir. Há uns tempos, apercebi-me da quantidade de emails que se acumulam na minha caixa de entrada que não têm interesse ou utilidade para mim. Nesses emails incluem-se os que as redes sociais enviam de forma automática (sempre que comentam uma publicação no Facebook, por exemplo), newsletters que eu subscrevi em tempos mas que já não me dizem nada, e também emails relativos a serviços que eu já não utilizo (emails com as novidades da Netflix, por exemplo). O que eu tenho feito ultimamente é, sempre que abro um email e vejo que o conteúdo não me interessa, arranjo forma de deixar de receber emails daquele remetente. Se for uma newsletter, cancelo a subscrição, se for uma rede social altero as notificações por email nas definições, etc. Assim, reduzo o número de emails que recebo, o que facilita logo a gestão da caixa de entrada.

 

7. Reduz o número de emails que envias

Por último, não é apenas importante reduzir o número de emails que recebes, mas também os que envias. Segundo os autores, devemos mandar o menor número de emails possível, e para o menor número de destinatários possível. Desta forma, ajudas na gestão da caixa de entrada das outras pessoas (não podemos ser egoístas!), e não envias informação irrelevante para ninguém – envias apenas para quem aquela informação é pertinente. Além da parte altruísta desta prática, ao enviares menos emails receberás também menos respostas 😉

 

E chegámos ao fim desta lista de 7 dicas para gerir melhor o email — gostavas que trouxesse mais dicas deste género? Diz-me nos comentários os temas que gostavas que abordasse!

 

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🚨 NOVA REVIEW NO BLOG 🚨 ⠀ Gallant é um li 🚨 NOVA REVIEW NO BLOG 🚨
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Gallant é um livro de terror para os mais novos. Temos vários elementos interessantes, como um orfanato, uma casa assombrada, e segredos de família. É uma leitura rápida, já que o livro é curto, e a sua atmosfera é fria e sombria 🧟‍♀️
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Aconselho para leitores jovens adultos e principiantes no género, já que não é um livro de terror muito pesado 👍🏼
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Um dos livros que li ultimamente, presente da @boo Um dos livros que li ultimamente, presente da @bookchicboutique 💞
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Lore Olympus é uma novela gráfica sobre Hades e Perséfone, sendo o mito recontado nos tempos modernos. É um retelling mitológico muito interessante e fácil de ler. Trata temas muito importantes, por isso é um essencial para as nossas estantes 👌🏼 REVIEW NO BLOG 😉
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𝙖𝙥𝙧𝙞𝙡 𝙩𝙤 𝙗𝙚 𝙧𝙚𝙖𝙙 𝙥𝙞𝙡𝙚 📚
⠀
Saiu no blogue um artigo sobre os livros que quero ler durante o mês de abril. A @teawithmel lançou um vídeo sobre a maratona Påskekrim que vai decorrer entre os dias 15 e 24 deste mês. Tendo em conta esta maratona, que é a minha cara, ainda vou adicionar uns livros a esta lista 😁
⠀
𝙀 𝙫𝙤𝙘𝙚𝙨, 𝙤 𝙦𝙪𝙚 𝙫ã𝙤 𝙡𝙚𝙧 𝙚𝙨𝙩𝙚 𝙢ês? 🧐 𝘾𝙤𝙣𝙩𝙚𝙢-𝙢𝙚 𝙣𝙤𝙨 𝙘𝙤𝙢𝙚𝙣𝙩á𝙧𝙞𝙤𝙨! 
⠀
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💭 𝗕𝗢𝗢𝗞 𝗥𝗘𝗩𝗜𝗘𝗪 💭
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I started reading the 𝘍𝘳𝘰𝘮 𝘉𝘭𝘰𝘰𝘥 𝘢𝘯𝘥 𝘈𝘴𝘩 series last year and I have really grown fond of these characters. Poppy and Hawke are one of my favorite couples, and I love reading about them 😍
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I loved 𝘍𝘳𝘰𝘮 𝘉𝘭𝘰𝘰𝘥 𝘢𝘯𝘥 𝘈𝘴𝘩, but 𝘒𝘪𝘯𝘨𝘥𝘰𝘮 𝘰𝘧 𝘍𝘭𝘦𝘴𝘩 𝘢𝘯𝘥 𝘉𝘭𝘰𝘰𝘥 wasn’t nearly as good. It dragged and not much happened, so it took me a while to finish it. However, JLA definitely redeemed herself in 𝘛𝘩𝘦 𝘊𝘳𝘰𝘸𝘯 𝘰𝘧 𝘎𝘪𝘭𝘥𝘦𝘥 𝘉𝘰𝘯𝘦𝘴. There was much more going on, and I loved the ending! I’m very curious to read the next one, which just came out 🙏🏼
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𝗖𝗹𝗶𝗰𝗸 𝘁𝗵𝗲 𝗹𝗶𝗻𝗸 𝗶𝗻 𝗺𝘆 𝗯𝗶𝗼 𝘁𝗼 𝗿𝗲𝗮𝗱 𝗺𝘆 𝗿𝗲𝘃𝗶𝗲𝘄 𝗼𝗳 𝙏𝙝𝙚 𝘾𝙧𝙤𝙬𝙣 𝙤𝙛 𝙂𝙞𝙡𝙙𝙚𝙙 𝘽𝙤𝙣𝙚𝙨 🥰
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I feel like star ratings mean different for different people. Today, I’m sharing with you what each rating means to me and what types of reads get 0-5 stars ✨ Feel free to leave your rating system in the comments!👇🏼
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𝗡𝗼 𝗿𝗮𝘁𝗶𝗻𝗴
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𝟭 𝘀𝘁𝗮𝗿
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